L'automazione dei documenti e l'uso dell'Intelligenza Artificiale stanno rivoluzionando la gestione dei flussi di lavoro dei back office aziendali, offrendo notevoli vantaggi in termini di efficienza operativa e possibilità di prendere decisioni strategiche più informate.

Con l'elaborazione automatica dei documenti, le aziende possono eliminare la dipendenza dai processi manuali e ridurre gli errori di trascrizione, consentendo ai dipendenti di dedicare più tempo a compiti di valore aggiunto e ad attività che richiedono l'intervento umano. L'uso dell'AI nella gestione dei documenti consente di estrarre e analizzare grandi quantità di dati in modo rapido e accurato, fornendo informazioni utili per prendere decisioni informate.

Aumentare la produttività è uno dei principali obiettivi delle aziende e l'automazione documentale può contribuire notevolmente al raggiungimento di questo obiettivo. Con la riduzione del tempo necessario per le attività di gestione dei documenti, i dipendenti possono concentrarsi su altre attività a valore aggiunto, aumentando la produttività complessiva del back office e migliorando l'efficienza operativa dell'intera azienda. Inoltre, l'automazione dei processi documentali riduce sia i tempi di elaborazione dei documenti sia i tempi di risposta ai clienti, consentendo una gestione più rapida dei flussi di lavoro.

L'automazione dei processi documentali è possibile però solo grazie all’utilizzo di software di automazione: questi software consentono una maggiore velocità nell’esecuzione delle attività, riducendo i rischi di errori e duplicazioni.
Esploriamo dunque i vantaggi dell'automazione documentale e l'utilizzo dell'AI per la gestione dei documenti nel back office, analizzando WENDA Elaborazione IA dei documenti – la soluzione software di Wenda per l'automazione dei processi documentali.

I vantaggi dell'automazione documentale

L’elaborazione automatica dei documenti ha numerosi vantaggi per le aziende. Innanzitutto, permette di ridurre la quantità di carta utilizzata in azienda, riducendo così i costi legati all'acquisto del materiale e alla sua conservazione. Inoltre, l'automazione dei documenti consente di prendere decisioni strategiche in modo più rapido ed efficiente, poiché tutte le informazioni sono disponibili in modo immediato e accurato.
Ma analizziamo brevemente 3 vantaggi dell’automazione documentale.

1. Aumento della produttività, riduzione gli errori

Una quantità significativa di informazioni necessarie per le operazioni critiche della supply chain e della logistica viene ancora estratta manualmente da varie fonti di dati, tra cui email, fogli di calcolo, file pdf e sistemi esistenti come ERP, TMS e WMS.
I problemi legati all'elaborazione manuale dei documenti includono attività ripetitive e che richiedono molto tempo, errori di inserimento dei dati e l'elevato rischio di documenti persi o smarriti. Per affrontare queste sfide, si può scegliere il software di Wenda che aumenta la produttività del personale del 50%: Wenda Elaborazione AI dei documenti è studiato per snellire i processi, ridurre gli errori di inserimento manuale dei dati e migliorare l'efficienza operativa, e infatti molte aziende di logistica e supply chain stanno iniziando a utilizzare questa soluzione di automazione documentale.

2. Più clienti con meno sforzi

Per le aziende di logistica e supply chain, le soluzioni di automazione documentale avranno un impatto diretto sul modo in cui rispondono ai clienti. L'automazione consentirà al personale del back office di rispondere rapidamente alle richieste, consentendo al personale di impiegare il proprio tempo per servire un maggior numero di clienti durante l'orario di lavoro.
Le tecnologie di automazione dei documenti non richiedono pause e riposi, e così si può assicurare ai clienti una garanzia di servizio totale, 365 giorni all’anno.
L'automazione e l'inserimento automatico dei dati garantiranno infatti la continuità del servizio: è un modo per produrre di più facendo di meno. 

3. Stare al passo con la trasformazione digitale

I tassi di adozione della generazione automatizzata di documenti continuano a crescere. Entro il 2025, il mercato globale dei sistemi di gestione documentale raggiungerà i 10,17 miliardi di dollari con un CAGR del 13%¹.
La crescente domanda di soluzioni di automazione dà un impulso all'automazione dei documenti, poiché la gestione automatizzata dei documenti è una parte essenziale della trasformazione digitale di qualsiasi sistema e uno dei primi passi da compiere.

Tutto questo significa che le aziende possono gestire i processi documentali in modo più rapido ed efficiente, dedicando più tempo e risorse ad attività ad alto valore aggiunto. Inoltre, l'automazione documentale favorisce una logistica più efficiente, poiché permette di ridurre gli errori di elaborazione dei documenti, migliorando la qualità dei dati e la precisione delle informazioni. In definitiva, l'automazione documentale è un investimento prezioso per le aziende che desiderano migliorare l'efficienza operativa e prendere decisioni strategiche basate su informazioni accurate e tempestive.

CONTATTACI

Aumentare la produttività con l'automazione documentale

L'automazione documentale non solo riduce il tempo necessario per completare le attività, ma aumenta anche la produttività del personale². Ciò si traduce in una maggiore efficienza operativa e una logistica efficiente, che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi strategici dell'azienda.

In particolare, l'automazione dei processi tramite l’AI può migliorare le prestazioni del customer service e del back office in generale, poiché i dipendenti possono concentrarsi su attività creative che richiedono un'intelligenza prettamente umana, come la risoluzione dei problemi e la soddisfazione dei clienti. Come è stato notato in un recente report di Goldman Sachs: “La combinazione di significativi risparmi sul costo del lavoro,  creazione di nuovi posti di lavoro e aumento della produttività, fa pensare a un boom della produttività del lavoro come quelli che hanno seguito l'emergere di precedenti tecnologie di uso generale come il motore elettrico e il personal computer"³.

Il software di Wenda per l’automazione documentale, ad esempio, può aumentare la produttività del personale del 50%, consentendo di gestire più documenti in meno tempo e senza errori. Con l'automazione dei processi documentali, Wenda Elaborazione AI dei documenti (IDP) consente di semplificare la gestione dei flussi di lavoro, migliorando l'efficienza della logistica. Grazie a un flusso di lavoro documentale più efficiente, è possibile garantire che i documenti giusti siano disponibili ai dipendenti giusti al momento giusto, migliorando la qualità del servizio e riducendo i tempi di attesa.

“La combinazione di significativi risparmi sul costo del lavoro, creazione di nuovi posti di lavoro e aumento della produttività, fa pensare a un boom della produttività del lavoro.”

In breve, l'automazione documentale rappresenta un passo fondamentale nella trasformazione digitale delle aziende e nella loro capacità di rimanere competitive sul mercato. L'eliminazione delle attività ripetitive e la gestione automatica dei documenti consentono di aumentare la produttività del personale e di migliorare la qualità del lavoro svolto, rendendo contemporaneamente l'azienda più sostenibile ed ecologica.

CONTATTACI

Software di automazione per il workflow dei documenti

Da un recente report di Goldman Sachs è emerso che l'adozione diffusa dell'AI potrebbe aumentare la produttività del lavoro e incrementare il PIL globale del 7% all'anno in un periodo di 10 anni⁴.
Inoltre, abbiamo visto come l'uso di software di automazione documentale basati sull’AI può avere un impatto significativo sull'efficienza operativa dell'azienda, in particolare per quanto riguarda le attività di back office e il workflow dei documenti.
Ad esempio, un’azienda può usare Wenda Elaborazione AI dei documenti (IDP) per estrarre i dati dai documenti e dalle email e inserirli automaticamente sul proprio ERP, WMS o TMS senza stamparli, eliminando la necessità di inserire manualmente i dati, riducendo il rischio di errori di inserimento dati, e avviando i flussi di lavoro in automatico.
Ciò significa che il personale può concentrarsi su attività più significative e di valore aggiunto per l'azienda, migliorando così l'efficienza operativa complessiva e la produttività. Inoltre, il software di automazione documentale di Wenda può contribuire a una logistica più efficiente, in quanto i documenti necessari per la spedizione e la consegna possono essere elaborati più rapidamente e con maggiore precisione, riducendo il rischio di ritardi e errori. L'automazione dei documenti può anche fornire un'importante visibilità sui processi di lavoro, consentendo di individuare e risolvere eventuali ritardi o inefficienze nel workflow.
La piattaforma cloud di Wenda offre un'esperienza unica ai professionisti della supply chain e della logistica in numerosi settori, e può apportare diversi vantaggi:

• +50% di produttività del personale: puoi ridurre il tempo dedicato ad attività e documenti ripetitivi, aumentando la produttività dei dipendenti; 
• -20% di costi di inventario: puoi migliorare la visibilità e l'accuratezza dei dati, per ridurre i costi diretti e indiretti dell'inventario;
• -30% di costi operativi: puoi implementare diverse automazioni, ottenendo una visibilità estesa utile a ridurre costi e rischi operativi;
• + Reputazione: puoi ottenere il controllo delle tue operazioni, aumentando la soddisfazione dei clienti e potenziando l’immagine del tuo marchio.

Wenda Elaborazione AI dei documenti (IDP) può analizzare i seguenti documenti e automatizzare i flussi di lavoro a questi connessi:  

• Offerte spot
• Richieste di ritiro
• Liste di imballaggio
• Polizza di carico
• Manifesto di carico
• Bolla di accompagnamento 
• Prova di consegna 
• Certificato di origine 
• Avviso di spedizione
• Dichiarazioni
• Fatture
  

Altri documenti? Chiedi ad uno dei nostri esperti! 

CONTATTACI

Conclusioni

L'automazione dei documenti e l'utilizzo dell'Intelligenza Artificiale nel back office aziendale stanno rivoluzionando la gestione dei flussi di lavoro, offrendo notevoli vantaggi in termini di efficienza operativa e possibilità di prendere decisioni strategiche più informate. Con la riduzione della dipendenza dai processi manuali, l'eliminazione degli errori di trascrizione e la possibilità di estrarre e analizzare grandi quantità di dati in modo rapido e accurato, le aziende possono aumentare la produttività, migliorare i flussi di lavoro e fornire un servizio migliore ai clienti. Una soluzione di automazione documentale come Wenda Elaborazione AI dei documenti (IDP) è essenziale per stare al passo con la trasformazione digitale e ottenere una maggiore competitività sul mercato.

CONTATTACI

Note

1. Vedi l’articolo di Inkit intitolato Automated Document Generation in 2022 & Beyond: Technology, Standards, and Market
2. Vedi l’articolo di Datagraphic intitolato How Does Automation Help Boost Employee Productivity?
3. Vedi il report di Goldman Sachs, (J. Briggs, D. Kodnani), The Potentially Large Effects of Artificial Intelligence on Economic Growth, 2023
4. Ibidem