L'elaborazione dei Documenti di Trasporto (DDT) è un’attività cruciale per molte aziende che operano nel settore della logistica e del trasporto.
Questo processo richiede solitamente molto tempo e impiego di risorse umane, ma grazie all'automazione dei processi è possibile velocizzarlo notevolmente. In particolare, elaborare i DDT (archiviare i dati, inserirli nell’ERP o nel WMS) è un’attività ripetitiva e time-consuming: l'automazione può garantire una maggiore efficacia nell'organizzazione del lavoro, una minore probabilità di errori e un notevole risparmio di tempo e denaro. Grazie all'utilizzo di software appositi e all'implementazione di processi automatizzati è possibile gestire in modo rapido ed efficiente i DDT, permettendo ad aziende e lavoratori di concentrarsi su attività meno monotone, più creative e a maggior valore aggiunto.
Discutiamo qui l'automazione del processo di elaborazione dei DDT tramite l'utilizzo di software appositi in grado di integrarsi con i sistemi gestionali aziendali.
Le soluzioni basate sull'Intelligenza Artificiale sono alleate fondamentali nella gestione dei documenti di trasporto, e vedremo come questa tecnologia può aiutare a ridurre gli errori e aumentare l'efficienza.
Infine, ci concentreremo sui vantaggi delle soluzioni automatizzate per l'elaborazione dei DDT: velocizzare il processo di elaborazione dei DDT rende infatti possibile una diminuzione 60% del tempo dedicato alla gestione dei documenti cartacei, un'evasione degli ordini più tempestiva, una maggiore soddisfazione del cliente finale, un miglioramento dell'efficienza e della produttività complessive.
La soluzione all'elaborazione manuale del Documento di Trasporto? Automazione dei processi
Per le aziende che operano nel settore della logistica e della supply chain, l'elaborazione manuale dei DDT può essere un processo molto lungo e laborioso. Il documento di trasporto è infatti un elemento essenziale per la tracciabilità delle merci e per la loro corretta gestione, ma richiede grande attenzione e molto tempo da parte degli operatori che devono elaborare i DDT (archiviare i dati, inserirli nel proprio ERP o nel WMS). Il principale problema è la prassi di guardare il DDT e di inserire/copiare i dati nell’ERP e nel WMS manualmente, rendendo la procedura molto lenta e poco efficiente.
L’automazione dei data entry manuali e di conseguenza dei processi emerge qui come soluzione per accelerare il flusso delle informazioni e migliorare la comunicazione tra i vari reparti aziendali.
L'automazione dei processi può essere la soluzione ideale per velocizzare l'elaborazione dei DDT e migliorare l'efficienza dell'intero sistema logistico. Grazie all'utilizzo di software specializzati, è possibile individuare ed estrarre automaticamente i dati dai documenti di trasporto (ad esempio, data e ora del trasporto, il nome del mittente, l'indirizzo di consegna, il peso della merce, ecc.), sia dalla testata che dal dettaglio.
In questo modo, l'operatore non dovrà più perdere tempo nella consultazione dei documenti e nel data entry manuale, ma potrà affidarsi al sistema di gestione automatizzato.
Ma non solo: l'automazione dei processi permette di garantire maggiore precisione e rispondenza normativa, eliminando la possibilità di errore umano. Inoltre, un sistema automatizzato consente di gestire in modo efficiente anche grandi volumi di DDT, rendendo il processo di archiviazione ed elaborazione dei dati molto più rapido e agevole.
L'automazione dei processi rappresenta dunque la soluzione ideale per velocizzare l'elaborazione dei DDT e semplificare l'intero processo di gestione del magazzino e delle spedizioni. Grazie all'utilizzo di software specializzati, le aziende possono risparmiare tempo, ridurre gli errori umani, migliorando l'efficienza dell'intero sistema logistico.
La digitalizzazione e l'automazione dei processi sono quindi fondamentali per il successo delle aziende nel settore della logistica e della supply chain.
In questo modo si possono migliorare le prestazioni del customer service, ottimizzare l'efficienza dei processi logistici e prendere decisioni strategiche basate su informazioni accurate e tempestive, impattando fortemente sulla riduzione dei costi: implementando le più avanzate tecnologie di automazione, Gartner indica che si potranno ridurre i costi operativi del 30% entro il 20241.
“La digitalizzazione e l'automazione dei processi sono quindi fondamentali per il successo delle aziende nel settore della logistica e della supply chain.”
L'Intelligenza Artificiale come alleata nella gestione dei documenti di trasporto
Lavorare con i documenti di trasporto può essere un processo lungo e faticoso, che richiede tempo e risorse per la copia manuale dei dati e la loro comparazione con i dati inviati dal fornitore. Inoltre, la necessità di guardare il DDT e inserire/copiare i dati nell’ERP e nel WMS manualmente, può essere un'operazione noiosa e prona a errori. L'Intelligenza Artificiale rappresenta una soluzione efficace per velocizzare l'elaborazione dei DDT e automatizzare i processi di gestione dei dati.
Con l’adozione di soluzioni di automazione documentale basate sulle tecnologie di AI e IDP si può eliminare quasi completamente il lavoro manuale associato alla gestione dei documenti e si possono automatizzare esponenzialmente i flussi di lavoro. E questo è un trend già all’opera nel settore della logistica: entro il 2025, il mercato globale dei sistemi di gestione documentale raggiungerà i 10,17 miliardi di dollari con un CAGR del 13%2.
Appare dunque evidente come l'AI possa essere utilizzata per semplificare e migliorare il processo di gestione dei DDT.
Una soluzione basata sull'AI può eliminare l’intero processo manuale che consiste nel copiare i dati e compararli manualmente con i dati inviati dal fornitore: può copiare e analizzare i dati dei DDT e confrontarli automaticamente con i dati inviati dal fornitore; inoltre, l’AI può analizzare i dati e inserirli automaticamente nel sistema di gestione o nel WMS, riducendo il rischio di errori umani e facilitando notevolmente le operazioni di magazzino.
“L'Intelligenza Artificiale rappresenta una soluzione efficace per velocizzare l'elaborazione dei DDT e automatizzare i processi di gestione dei dati.”
L'uso dell'AI nella gestione dei DDT non solo accelera il processo di elaborazione dei dati, ma migliora anche l'accuratezza delle informazioni. La capacità di analizzare grandi quantità di dati in modo accurato e veloce, consente all'AI di identificare eventuali errori o discrepanze nei dati e correggerli in modo tempestivo.
L'AI rappresenta dunque un’alleata efficace per automatizzare i processi di gestione dei DDT e velocizzare l'elaborazione dei dati, e l’automazione dei processi riduce il rischio di errori umani e migliora l'accuratezza delle informazioni. L'uso dell'AI nella gestione dei documenti di trasporto può quindi essere un'ottima scelta per le aziende che vogliono aumentare l'efficienza dei propri processi di gestione documentale e migliorare la qualità delle informazioni.
Da time-consuming a efficiente: i vantaggi dell'implementazione di soluzioni automatizzate per l'elaborazione dei DDT
Abbiamo visto come l'utilizzo di soluzioni basate sull'Intelligenza Artificiale è una tendenza sempre più diffusa nelle aziende del settore della logistica e della supply chain: McKinsey stima infatti che le aziende ricaveranno un valore economico compreso tra 1,3 e 2 miliardi $ all'anno dall'utilizzo dell'AI nelle supply chain e nella produzione3.
Una delle applicazioni più utili dell'AI è l'elaborazione automatica dei documenti (IDP, Intelligent Document Processing) per estrarre i dati dai documenti.
L'utilizzo di strumenti come WENDA Elaborazione AI dei documenti per estrarre i dati dai documenti e inserirli automaticamente nel gestionale (ERP) e/o nel WMS può garantire alle aziende forti aumenti della produttività per le attività di back office, una capacità di lavoro continua 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, a prescindere dai fusi orari, e fino al 60% di tempo di lavoro risparmiato.
Oltre ai documenti di trasporto, un gran numero di documenti può essere elaborato automaticamente dalla soluzione basata sull’AI di Wenda: prova di consegna (PoD), polizza di carico (BoL), istruzioni per la polizza di carico, liste di imballaggio, fatture, richieste di ritiro, lettera di vettura aerea (AWB), richiesta di offerte spot, massa lorda verificata (VGM), manifesto di carico e molti altri.
“L'implementazione di soluzioni automatizzate per l'elaborazione dei DDT può trasformare un processo time-consuming in un'operazione efficiente e senza errori. Grazie all'utilizzo di tecnologie come l'Intelligenza Artificiale, è possibile velocizzare la gestione dei DDT e ridurre i tempi di elaborazione.”
L'utilizzo di soluzioni di automazione di processo basate sull’AI per gestire i documenti di trasporto è particolarmente utile per le aziende che gestiscono un elevato volume di DDT.
Si può illustrare un caso concreto di automazione di processo: un’azienda che ricevesse un documento trasporto via e-mail potrebbe impostare un’automazione di processo tale per cui il DDT ricevuto in formato pdf (o in altri formati) viene automaticamente riconosciuto dagli algoritmi, e l'AI di Wenda procede quindi a identificare ed estrarre i dati rilevanti, come ad esempio l'intestazione e il dettaglio con il nome e il peso dei prodotti; infine, i dati vengono caricati nel WMS dell’azienda o sulla piattaforma Wenda, il tutto con un minimo intervento umano.
In sintesi, l'implementazione di soluzioni automatizzate per la gestione dei DDT, come WENDA Elaborazione AI dei documenti, può contribuire a trasformare un processo complesso e time-consuming in un'operazione efficiente e senza errori. Grazie all'automazione dei processi, è dunque possibile ridurre i costi, aumentare la produttività e migliorare la qualità del servizio offerto ai clienti.
Conclusioni
L'elaborazione dei documenti di trasporto può essere un processo time-consuming per molte aziende, ma l'automazione dei processi rappresenta una soluzione efficace per accelerare il flusso interno delle informazioni e migliorare l'efficienza del back office e dell'intero sistema logistico.
Grazie all'utilizzo di software specializzati basati sull’AI, è possibile digitalizzare i documenti di trasporto, individuare ed estrarre automaticamente i dati ivi contenuti, eliminando così la possibilità di errore umano.
L'implementazione di soluzioni automatizzate per l'elaborazione dei DDT può comportare notevoli risparmi, una diminuzione del tempo dedicato alla gestione dei documenti cartacei, un'evasione degli ordini più tempestiva, maggiore soddisfazione dei clienti finali, un miglioramento dell'efficienza e della produttività complessive.
La digitalizzazione e l'automazione dei processi sono quindi fondamentali per il successo delle aziende nel settore della logistica e della supply chain.
Note
1. Gartner Press release (June 2021): Gartner Says the Majority of Technology Products and Services Will Be Built by Professionals Outside of IT by 2024
2. Vedi l’articolo di Inkit intitolato Automated Document Generation in 2022 & Beyond: Technology, Standards, and Market
3. Vedi l’articolo di The Economist intitolato How AI is spreading throughout the supply chain