L'efficienza e la produttività sono le chiavi del successo aziendale nel mondo della logistica.
In questo contesto, automatizzare l’elaborazione delle Istruzioni delle Polizze di Carico si rivela un elemento cruciale, con il potenziale per rivoluzionare la gestione delle spedizioni. Sondiamo qui tre aspetti fondamentali di questa trasformazione.
Esploriamo come l'automazione delle Istruzioni per le Polizze di Carico, con particolare attenzione al data entry, semplifichi la gestione logistica, migliorando la produttività e l'efficienza nell'elaborazione delle Bill of Lading.
Esaminiamo come l'ufficio di customer service, spesso impegnato in attività di data entry manuale, possa migliorare la produttività e le sue prestazioni attraverso l'automazione, al fine di ottimizzare la creazione delle Bill of Lading, migliorando sia l'efficienza operativa che la soddisfazione del cliente.
Ci concentriamo poi sulla complessità delle Istruzioni delle Polizze di Carico e sui numerosi documenti di vario formato che ne derivano. Spiegheremo come semplificare questo processo possa portare a miglioramenti significativi in termini di produttività logistica, riducendo al minimo la possibilità di errori.
Vediamo infine come l'utilizzo dell'AI avanzata di Wenda consenta l'estrazione automatica delle Istruzioni per le Polizze di Carico dalle email o dagli allegati, trasformando la creazione delle Bill of Lading in un processo automatizzato. Questo passo rivoluzionario non solo migliora l'efficienza ma offre nuove prospettive di successo nella logistica.
Migliorare la produttività nell'ufficio di customer service
L'ufficio di customer service svolge un ruolo cruciale nel processo di gestione delle Istruzioni per le Polizze di Carico, ma spesso è coinvolto in attività di data entry manuale. Questo approccio comporta il rischio di errori e rappresenta un ostacolo alla massimizzazione dell'efficienza operativa.
Gran parte delle informazioni necessarie per l'esecuzione di operazioni logistiche e di supply chain – tra cui le istruzioni per le Polizze di Carico – vengono infatti estratte manualmente da fonti di dati come email o allegati.
“Questo tipo di operazioni sono solitamente soggette a errori durante il processo di data entry, causando inefficienza per le aziende.”
L'automatizzazione del data entry tramite software specializzati offre un modo per migliorare le prestazioni del customer service e ottimizzare la creazione delle Bill of Lading. Consentendo l'estrazione rapida ed accurata dei dati dalle istruzioni, l'automazione riduce i rischi di errori e accelera il processo, consentendo al personale del customer service di concentrarsi su compiti di maggiore valore aggiunto e di migliorare la produttività generale.
Il valore dell'automazione deriva principalmente dall'efficienza che crea. Una delle più grandi aziende globali di beni di consumo ha riferito che l'uso dell'automazione avanzata ha consentito di risolvere i problemi del flusso di lavoro del 30% più rapidamente e ha contribuito a migliorare la produttività dei dipendenti fino al 50%1.
Molte aziende che offrono servizi di trasporto ricevono dai loro clienti istruzioni specifiche sulle informazioni da includere nella polizza di carico. Spesso questa è una delle attività che richiedono più tempo da parte di chi è responsabile della creazione della polizza di carico. Pertanto, automatizzare questa attività può accelerare il processo di creazione delle Bill of Lading nel suo complesso.
E quindi, investire nelle tecnologie avanzate per automatizzare il data entry delle polizze di carico è cruciale per aumentare la produttività del back office e contribuire al successo complessivo della supply chain.
Nel settore della logistica spesso capita che le Istruzioni per le Polizze di Carico siano corredate da una varietà di documenti in diversi formati poiché ogni azienda sceglie il formato più adatto alle proprie esigenze quando invia le istruzioni al trasportatore.
La digitalizzazione è già un passo avanti, riducendo il consumo di carta e aprendo la strada all'automazione dei processi.
Ma la digitalizzazione di per sé non è sufficiente a migliorare la produttività del back office: i dati estratti dalle istruzioni delle polizze di carico devono poi essere elaborati in modo accurato e veloce per garantire la corretta gestione delle spedizioni. L'automazione di questo processo può comportare notevoli miglioramenti: eliminando il lavoro manuale, l'automazione minimizza il rischio di errori e riduce il tempo necessario per completare ciascuna transazione. Ciò consente un flusso di lavoro più efficiente e una gestione più rapida delle spedizioni.
“La digitalizzazione di per sé non è sufficiente a migliorare la produttività del back office. L'automazione minimizza il rischio di errori e riduce il tempo necessario per completare ciascuna transazione, consentendo un flusso di lavoro più efficiente e una gestione più rapida delle spedizioni.”
Applicare l'automazione al caso delle Istruzioni per le Polizze di Carico consente di estrarre automaticamente i dati necessari dalle istruzioni ricevute via mail e inserirli nei sistemi gestionali interni, eliminando la necessità di un lavoro manuale ripetitivo e soggetto a errori.
Questo significa che il personale del customer service può liberare tempo prezioso per concentrarsi su attività più strategiche e servizi a valore aggiunto per i clienti. Inoltre, l'automazione riduce notevolmente la possibilità di errori di input, il che è cruciale per la precisione delle informazioni sulla Bill of Lading.
L'automazione documentale rappresenta dunque un passo avanti nella gestione delle Istruzioni per le Polizze di Carico.
Gli algoritmi dell'AI possono riconoscere e interpretare i dati, inserendoli direttamente nei sistemi di gestione. Questo processo non solo accelera l'elaborazione ma riduce al minimo la possibilità di errori.
L'uso dell'Intelligenza Artificiale, contemplato ad esempio dalle soluzioni fornite da Wenda, consente di estrarre automaticamente le istruzioni dalle email o dagli allegati, aprendo la strada all’automatizzazione del processo di creazione delle Polizze di Carico. Questo passaggio rivoluzionario non solo migliora l'efficienza ma offre nuove prospettive di successo nella logistica.
L'AI di Wenda offre nuove opportunità per semplificare ulteriormente il processo: la piattaforma di Wenda seleziona l’email e/o gli allegati ricevuti via email, li scarica e li invia al modello AI per la lettura ed estrazione dei dati.
L’Intelligenza Artificiale proprietaria di Wenda legge e comprende i dettagli, e poi il modello AI specializzato analizza le istruzioni, identifica vari dettagli come mittente, destinatario, parte notificata, numero di prenotazione, luogo di ricevimento, ocean vessel, porto di imbarco, porto di scarico, destinazione finale, freight payable, numero/tipo di collo, descrizione delle merci, peso lordo e netto utilizzando l'Elaborazione del Linguaggio Naturale (Natural Language Processing, NLP) e il Machine Learning.
C’è quindi una comprensione del contesto in cui si muove il documento analizzato, a differenza di un semplice software OCR, e quindi si procede con l’estrazione delle informazioni più rilevanti dall’email o dagli allegati, indipendentemente dal formato o layout del documento. In modo più specifico, i campi da estrarre possono essere:
Un altro vantaggio significativo dell'automazione documentale è la creazione di una traccia digitale completa. Tutte le istruzioni e i documenti sono archiviati in modo strutturato e facilmente accessibile. Ciò migliora la tracciabilità delle spedizioni e la capacità di rispondere rapidamente a eventuali problemi o ritardi. L'automazione documentale apre anche nuove opportunità per l'analisi dei dati: con tutti i dati raccolti in modo coerente, è possibile identificare tendenze, ottimizzare i processi e prendere decisioni basate sui dati con maggiore sicurezza.
In conclusione, automatizzare la gestione delle Istruzioni per le Polizze di Carico rappresenta un catalizzatore per l'efficienza nella logistica. Ottimizzando il data entry, semplificando le creazione delle istruzioni e abbracciando l'automazione documentale potenziata dall’AI, le aziende possono sperimentare notevoli miglioramenti nella produttività, nella precisione e nell'efficienza operativa, favorendo una gestione della supply chain più efficace e sostenibile. L'adozione di queste tecnologie avanzate offre vantaggi economici, consolidando la posizione delle aziende nel settore logistico.
Note
1. IBM Institute for Business Value (2018): The Evolution of Process Automation