Nel complesso mondo della logistica, la semplificazione e l'ottimizzazione dei processi sono fondamentali per il successo delle aziende.
Tra i tanti documenti e procedure coinvolti nella gestione della supply chain, le Istruzioni per la Polizza di Carico (anche dette Istruzioni per la Bill of Lading) emergono come elementi centrali, rivestendo un ruolo cruciale nell'agevolare la gestione efficiente delle spedizioni e migliorare le prestazioni del customer service.
Le Istruzioni per la Polizza di Carico sono le informazioni fornite dal mittente o dal destinatario al vettore marittimo o all'agenzia di spedizioni per creare o compilare correttamente la polizza di carico, delineando i parametri chiave della spedizione. Questo documento definisce l'origine e la destinazione della merce, dettaglia le caratteristiche della stessa, specifica la modalità di trasporto e indica mittente, destinatario, parte notificata, numero di prenotazione, luogo di ricevimento, ocean vessel, porto di imbarco, porto di scarico, destinazione finale, freight payable, numero/tipo di collo, descrizione delle merci, peso lordo e netto.
In breve, le Istruzioni per la Polizza di Carico forniscono un quadro completo per garantire che la merce venga trasportata correttamente e tempestivamente. La loro corretta compilazione è fondamentale per una gestione fluida della supply chain. Tuttavia, spesso l'ufficio di customer service compila la Polizza di Carico con un data entry manuale di queste istruzioni, il che può comportare la perdita di tempo e aumentare il rischio di errori nel processo.
Cerchiamo dunque di evidenziare il ruolo cruciale svolto dalle Istruzioni per la Polizza di Carico nella gestione delle spedizioni e nella garanzia di una supply chain efficiente e affidabile, con particolare attenzione a come migliorare la produttività dell'ufficio di customer service.
Le Istruzioni per la Polizza di Carico rappresentano un elemento vitale per la gestione delle spedizioni in una supply chain ben organizzata. La corretta compilazione di questi documenti assicura che la merce venga consegnata al giusto destinatario, nel luogo e nei tempi previsti. La tracciabilità è un aspetto fondamentale: grazie alle informazioni contenute nelle Istruzioni per la Polizza di Carico, è possibile monitorare costantemente il progresso delle spedizioni e intervenire tempestivamente in caso di ritardi o problemi. Questa visibilità migliora non solo l'efficienza operativa ma anche la capacità di rispondere alle esigenze dei clienti. L'ufficio di customer service, coinvolto nel data entry manuale di queste istruzioni, può migliorare la produttività e ridurre il tempo dedicato a questo processo, consentendo di concentrarsi su attività più strategiche nella gestione logistica.
Un altro aspetto cruciale è la conformità normativa. In un ambiente internazionale in cui le spedizioni possono attraversare numerose giurisdizioni, è essenziale che tutti i documenti e le dichiarazioni siano conformi alle normative locali e internazionali. Le Istruzioni per la Polizza di Carico forniscono una struttura per garantire che tutti i requisiti legali siano soddisfatti, riducendo così il rischio di ritardi dovuti a problemi doganali o amministrativi, contribuendo così a garantire la corretta gestione della spedizione.
Inoltre, la corretta compilazione delle Istruzioni per la Polizza di Carico riduce notevolmente la possibilità di errori: questo si traduce in una maggiore affidabilità delle spedizioni e, di conseguenza, in una maggiore soddisfazione del cliente.
La digitalizzazione delle istruzioni e l'automatizzazione del data entry sono ulteriori passi avanti nella minimizzazione degli errori e nell'ottimizzazione del Bill of Lading.
Esamineremo più nel dettaglio come la digitalizzazione delle Istruzioni per la Polizza di Carico stia rivoluzionando l'intero processo, portando a ulteriori vantaggi in termini di efficienza e sostenibilità, migliorando così la gestione della supply chain.
La logistica è un settore frammentato e ad alto consumo di carta, il che significa che, indipendentemente dal tipo di operazione, ci sono centinaia di documenti cartacei che confermano una singola attività.
La digitalizzazione ha apportato significativi cambiamenti nel modo in cui le aziende gestiscono i documenti di logistica come le Istruzioni per la Polizza di Carico, portando una serie di vantaggi che impattano positivamente sulla logistica.
Uno dei primi vantaggi è la riduzione del consumo di carta, un aspetto che non solo migliora la sostenibilità ma ottimizza anche l'efficienza dell'ufficio di customer service. Spesso, il customer service consuma troppa carta per stampare documenti, il che può essere dispendioso e dannoso per l'ambiente.
D’altronde, secondo il Consiglio Nazionale delle Ricerche di Torino, ogni anno le aziende italiane consumano 1,2 milioni di tonnellate di carta. Questo numero sale drasticamente per gli Stati Uniti: sono oltre 30 miliardi i documenti cartacei che ogni anno vengono copiati e stampati dalle organizzazioni1.
Un'analisi di McKinsey indica che la polizza di carico rappresenta tra il 10% e il 30% dei costi totali della documentazione commerciale. L'adozione di una polizza di carico elettronica potrebbe far risparmiare 6,5 miliardi $ di costi diretti e consentire un volume di nuovi scambi commerciali globali compreso tra 30 e 40 miliardi di dollari, migliorando al contempo la resilienza della supply chain2.
Le Istruzioni per la Bill of Lading, essendo digitalizzate, sono già un passo avanti rispetto a tanti altri documenti. Questo apre la strada all’automatizzazione dei processi, che contribuisce a migliorare la produttività.
Gli operatori spesso svolgono attività ripetitive di cut&paste, anche quando si tratta di gestire le Istruzioni per la Polizza di Carico ricevute dai clienti tramite allegati mail come fatture o packing list in formato pdf, oppure direttamente contenute nel testo della mail.
Investire nelle tecnologie avanzate e nelle best practice per sfruttare appieno l’automatizzazione dei processi di data entry per quanto riguarda le polizze di carico può aiutare le aziende logistiche ad aumentare la produttività del back office, contribuendo così a fare la differenza nel successo complessivo della supply chain.
Nel contesto della logistica, massimizzare l'efficienza operativa è un obiettivo primario per le aziende che desiderano garantire spedizioni tempestive, affidabili e costi contenuti. Uno degli aspetti chiave per raggiungere questo obiettivo è ottimizzare l'elaborazione delle Istruzioni per la Polizza di Carico.
Per molte aziende, l'ufficio di customer service svolge un ruolo cruciale nel processo di gestione delle Istruzioni per la Polizza di Carico. Tuttavia, spesso il data entry manuale di queste istruzioni può comportare la perdita di tempo e aumentare il rischio di errori. In questo contesto, l'automatizzazione del data entry tramite l'utilizzo di software specializzati si rivela essenziale per migliorare le prestazioni del customer service e massimizzare l'efficienza operativa.
L'automatizzazione del data entry consente di estrarre in modo rapido ed accurato i dati dalle Istruzioni per la Polizza di Carico e di inserirli automaticamente nei sistemi di gestione logistica. Questo processo non solo riduce il rischio di errori umani ma accelera notevolmente l'elaborazione delle istruzioni, consentendo al personale del customer service di concentrarsi su compiti più strategici e ad alto valore aggiunto. Ciò migliora la produttività complessiva dell'ufficio di customer service, contribuendo a garantire che le spedizioni siano gestite in modo più efficiente.
Oltre a migliorare la produttività dell'ufficio di customer service, l'automatizzazione del data entry comporta notevoli vantaggi in termini di precisione e tracciabilità delle informazioni. La possibilità di estrarre dati in modo coerente e preciso dalle istruzioni per la Bill of Lading riduce al minimo i rischi di errori o fraintendimenti nella gestione delle spedizioni. Inoltre, la registrazione accurata dei dati consente una migliore tracciabilità delle spedizioni, il che è essenziale per rispondere rapidamente a eventuali ritardi o problemi che potrebbero sorgere durante il trasporto.
L'ottimizzazione dell'elaborazione delle Istruzioni per la Polizza di Carico attraverso l'automatizzazione del data entry rappresenta un passo significativo verso la massimizzazione dell'efficienza operativa nel settore della logistica.
Le Istruzioni per la Polizza di Carico sono elementi vitali per la gestione della supply chain e giocano un ruolo cruciale nella garanzia di spedizioni tempestive e affidabili. La digitalizzazione di questi documenti ha trasformato la logistica, riducendo il consumo di carta e aprendo la strada all’automatizzazione – un grande volano per la crescita delle aziende operative in questo settore.
Note
1. Omdia, Market Landscape: Intelligent Document Processing