Negli ultimi anni, il tema della digitalizzazione è diventato sempre più importante per la società in generale e per il mondo delle imprese in particolare.
Questa spinta competitiva verso la digitalizzazione genera certamente dei benefici sociali, tra cui la riduzione delle emissioni di CO2 e degli sprechi energetici dovuti al consumo di materie prime fisiche, la diminuzione della quantità di prodotti di scarto, e l'allineamento con gli obiettivi ambientali nazionali e internazionali1.
Ma fare uno sforzo nella direzione della digitalizzazione implica automaticamente muoversi nella direzione della sostenibilità, il che comporta anche molti vantaggi economici per le aziende: un’azienda che investe sulla sostenibilità favorisce la propria crescita, si muove verso la riduzione dei costi generali, e può fare leva sull’importanza attribuita al tema per differenziarsi dai suoi competitor.
In questo contesto, molte aziende attive nel mercato della supply chain e della logistica stanno cercando soluzioni per ridurre l'impatto negativo delle proprie attività sull'ambiente. Una delle soluzioni più efficaci è la digitalizzazione dei documenti, che consente di diminuire il consumo di carta in azienda.
Vediamo come le aziende possono passare da operazioni basate su carta a una piena digitalizzazione, diventando così più performanti e realizzando gli obiettivi della logistica sostenibile.
Un problema molto diffuso nelle aziende di logistica è che il customer service consuma troppa carta per stampare i documenti necessari per il data entry.
Naturalmente, sono molti i tipi di documenti logistici investiti dai processi di data entry: fatture, ordini di acquisto, liste di imballaggio, polizze di carico, dichiarazioni doganali, richieste di ritiro, bolle aeree, certificazioni di qualità, prove di consegna e molti altri.
Una soluzione efficace per affrontare questo problema è quella di prendere decisioni strategiche in merito alla gestione dei documenti, andando verso la direzione della digitalizzazione.
Nel contesto della gestione documentale, dematerializzazione documentale e digitalizzazione sono due parole che spesso vengono utilizzate come sinonimi. In realtà, non sono propriamente equivalenti.
La digitalizzazione è il processo di trasformazione che include la dematerializzazione.
La dematerializzazione riguarda soprattutto i documenti cartacei, non l'intero processo: per dematerializzazione si intende il processo che porta alla creazione di un documento digitale che sostituisce l'originale cartaceo.
“Ma non c'è digitalizzazione senza dematerializzazione.”
La dematerializzazione documentale è un approccio molto utile per ridurre il consumo di carta in azienda. In pratica, si tratta di eliminare completamente l'uso della carta nella gestione dei documenti elettronici: tutti i dati e le informazioni dovranno essere disponibili in formato digitale.
Ad esempio, invece di stampare fatture o contratti, le aziende possono creare e inviare questi documenti in formato digitale. In questo modo, si evita l'uso di carta e si riducono i costi associati alla gestione della carta. La dematerializzazione documentale può anche migliorare la gestione dei documenti, dal momento che i documenti digitali possono essere facilmente archiviati e recuperati. Inoltre, può avere un impatto positivo sull'immagine dell'azienda, dimostrando un impegno nei confronti dell'ambiente e della sostenibilità. Infine, la dematerializzazione documentale è solo uno degli aspetti da considerare nella lotta contro lo spreco di carta: la logistica sostenibile può contribuire a ridurre l'impatto ambientale dei trasporti, mentre l'adozione di politiche di riduzione della carta può aiutare a creare un ambiente di lavoro più sostenibile e responsabile.
La digitalizzazione dei documenti rappresenta non solo una soluzione sostenibile, ma anche un modo per aumentare l'efficienza e la produttività delle aziende.
I processi della logistica e della supply chain richiedono enormi volumi di comunicazioni tra clienti, fornitori, spedizionieri e vettori, e le operazioni sono spesso manuali e basate su carta.
Secondo il Consiglio Nazionale delle Ricerche di Torino, ogni anno le aziende italiane consumano 1,2 milioni di tonnellate di carta. Questo numero sale drasticamente negli Stati Uniti, dove si contano più di 30 miliardi di documenti cartacei che vengono copiati e stampati ogni anno2.
Un'analisi McKinsey indica che la polizza di carico rappresenta tra il 10% e il 30% dei costi totali della documentazione commerciale. L'adozione di una polizza di carico elettronica potrebbe far risparmiare 6,5 miliardi di dollari di costi diretti e consentire un volume di nuovi scambi commerciali globali compreso tra 30 e 40 miliardi di dollari, migliorando al contempo la resilienza della supply chain3.
Appare dunque evidente la crescente necessità di automatizzare l'estrazione dei dati dai documenti fisici. Per farvi fronte, molte organizzazioni si rivolgono a tecnologie innovative per ottimizzare il processo.
La lettura automatizzata dei documenti e l'inserimento dei dati è una di queste tecnologie che sta rivoluzionando il modo in cui le aziende gestiscono i loro documenti.
Grazie all'uso di strumenti come Wenda Elaborazione AI dei documenti, le aziende possono estrarre e normalizzare automaticamente tutti i dati rilevanti dai documenti di logistica e trasporto, per poi inserirli direttamente nei propri sistemi.
Automatizzando l'elaborazione dei documenti, le aziende possono snellire i flussi di lavoro, ridurre inoltre il rischio di errori, aumentare l’accuratezza dei dati e riorientare i dipendenti su attività più strategiche e a maggior valore aggiunto.
Inoltre, si possono eliminare i costi legati alla gestione della carta, come la stampa, l'archiviazione e la spedizione, che possono rappresentare una voce di spesa rilevante per le aziende.
Ancora, la dematerializzazione documentale consente di ridurre i tempi di elaborazione dei documenti e di migliorare la loro tracciabilità, favorendo così la collaborazione tra i dipartimenti e riducendo il rischio di errori. Ad esempio, le fatture elettroniche possono essere inviate e ricevute in modo istantaneo, senza il rischio di smarrimento o di ritardi nella consegna. Oppure, le attività documentali e di back-office legate alla logistica possono essere notevolmente snellite, semplificando l’inserimento dei dati dai documenti cartacei ai sistemi aziendali digitali.
In un'ottica di business, dunque, la riduzione del consumo di carta e l'adozione di una logistica digitale può quindi comportare notevoli vantaggi, tra cui la riduzione dei costi e dei tempi di gestione dei documenti, l'aumento dell'efficienza e della produttività, e un miglioramento della qualità dei servizi offerti. Inoltre, l'adozione di una logistica sostenibile può migliorare l'immagine dell'azienda, favorendo sia una maggiore fiducia e fidelizzazione dei clienti – che sempre più spesso si aspettano dalle aziende un comportamento eco-responsabile, orientato alla sostenibilità e attento all'ambiente – sia la diffusione di buone pratiche sostenibili ed efficienti dal punto di vista dei costi.
In conclusione, la digitalizzazione dei documenti rappresenta un'opportunità di diminuire la carta usata in azienda, ridurre l’impatto ambientale e migliorare efficienza e produttività. L'uso di strumenti come Wenda Elaborazione AI dei documenti può consentire alle aziende di ridurre i costi legati alla gestione della carta, risparmiare tempo in precedenza dedicato ad attività ripetitive, migliorare la tracciabilità dei documenti, aumentare l’efficienza e la qualità dei servizi offerti. Infine, l'adozione di una logistica sostenibile può migliorare la percezione del brand e favorire una maggiore fidelizzazione dei clienti.
1. Vedi le misure del Piano Nazionale di Recupero e Resilienza dell’Italia relative alla transizione digitale
2. Omdia, Market Landscape: Intelligent Document Processing
3. The multi-billion-dollar paper jam