Come aumentare l’efficienza del back office nelle aziende di trasporto

In particolare, nel mercato delle quotazioni di trasporto l'equazione tra domanda e offerta è sottoposta a una pressione costante e le aziende devono essere in grado di condurre processi e operazioni a un ritmo decisamente accelerato.

Le tariffe di spedizione di molti operatori non sono sempre chiare e complete, con il risultato che alcune operazioni sono fonte di perdite di tempo sproporzionate rispetto ai valori in gioco.

Dal processo di quotazione del carico alla gestione della polizza di carico e dello sdoganamento, le operazioni e il coordinamento con le parti esterne non sempre sono ottimizzati: gran parte delle informazioni necessarie per l'esecuzione di operazioni critiche vengono estratte manualmente da tali fonti di dati (e-mail, fogli di calcolo) o dai sistemi esistenti (ERP, TMS, WMS). Questo tipo di operazioni sono solitamente soggette a errori durante il processo di inserimento dei dati, causando inefficienza per le aziende.

Automatizzare la gestione delle attività di back-office e documentale per ridurre i tempi di risposta ai clienti e aumentare le entrate, utilizzando uno strumento digitale unico per comunicare con clienti e partner, si rivela un grande vantaggio competitivo e consente ai logistici di risparmiare il costo del personale che avrebbe impiegato nel processo.

Gestione dei trasporti, le regole per non sbagliare

La gestione delle richieste di quotazione è una delle attività più cruciali per le aziende che offrono servizi di trasporto. Queste aziende solitamente devono dedicare delle risorse esclusivamente per generare delle quotazioni.
Ma siccome il mercato ha un alto tasso di saturazione e c’è la necessità di attuare una certa differenziazione rispetto ai competitor, un obiettivo cruciale è prendere decisioni strategiche sulle risorse da impiegare nell’elaborazione delle tariffe di spedizione e di termini e condizioni del trasporto.
Bisogna quindi tenere in considerazione alcune regole di base prima di decidere il corso d’azione e di propendere verso un aumento del numero delle risorse umane o verso l’impiego delle tecnologie digitali che consentono l’automatizzazione delle attività ripetitive di back-office a supporto delle risorse umane.

Nella gestione delle spedizioni il livello di servizio prestato dal trasportatore è sempre più importante, al fine di garantire la piena soddisfazione del committente.
La mancanza di informazioni precise e corrette influenza la qualità e l’esito della sua performance: formulare prontamente  i contenuti dei documenti di trasporto come quotazioni o polizze di carico consente di ottenere vantaggi in termini di servizio e contenimento dei costi per entrambe le parti – cliente e trasportatore. Automatizzare la lettura e l’estrazione delle informazioni dai documenti di trasporto potrebbe migliorare i problemi causati dalla mancanza di informazioni precise e corrette.

Chi spedisce può contribuire a ottimizzare i tempi del trasportatore facendo trovare sempre pronta la documentazione dei carichi da trasportare, indicando la corretta destinazione: capita infatti che il cliente fornisca l’indirizzo di fatturazione e non quello di consegna e scarico effettivo con la chiara necessità – da parte del trasportatore – di dover provvedere a una seconda consegna.
Di fondamentale importanza è anche l’inserimento del numero di telefono per i diversi scarichi e anche del funzionario responsabile dell’accettazione della merce. Sia il committente che il trasportatore dovrebbero sempre assicurarsi di fornire informazioni corrette con un basso margine di errore.

Le tipologie di costo nelle tariffe di trasporto

Oggi, per poter gestire le attività di quotazione, un’azienda che opera nel campo dei trasporti dovrebbe tenere in considerazione diversi fattori. Nonostante il fatto che le tariffe di spedizione siano formulate su misura a seconda delle prestazioni richieste, esistono dei criteri secondo cui è possibile elencare quale deve essere il contenuto di qualsiasi quotazione, indipendentemente dalla natura delle prestazioni offerte.
È cioè possibile tracciare l'elenco dei punti fissi di ogni quotazione, vale a dire il contenuto standard di base, che si articola in:

• Prestazioni di trasporto: sono le operazioni offerte da uno spedizioniere o da uno spedizioniere-vettore per realizzare il trasferimento fisico delle merci dal punto indicato come inizio del servizio al punto di destinazione (oppure fino a dove cessa il servizio che interessa il cliente).
• Prestazioni accessorie specifiche: sono le operazioni che non si possono strettamente riferire al trasporto fisico delle merci, ma che devono affiancarsi a essa o perché così richiesto dal cliente, o perché imposte dalle norme vigenti, o perché necessarie ad assicurare che il servizio vada a buon fine. Tra queste prestazioni possiamo annoverare l’assicurazione, il contrassegno, l’emissione documenti di trasporto, l’emissione di fatture doganali e consolari, i certificati di origine, l’emissione di documenti non di trasporto (dichiarazioni del vettore, dichiarazione esenzione black list, …)
• Prestazioni accessorie generiche: sono le operazioni che, pur essendo spesso elencate nelle quotazioni, non sono specificamente richieste per l'esecuzione del servizio o, in taluni casi, non comportano costi altrettanto specifici. Non si può fare una valutazione oggettiva di questi costi perché la loro entità non viene rapportata al peso o al valore della merce spedita. È quindi preferibile scegliere quegli operatori che forniscono chiaramente le proprie quotazioni, rendendo pienamente comprensibili sia le prestazioni offerte sia i loro costi.

​​Le tipologie di tariffe standard sono tariffa a peso, tariffa a unità definite (tariffa a collo, tariffa a bancale, etc.), tariffa a volume, tariffa particolare (tariffa a quantità e tariffa a valore).
Solitamente termini e condizioni dei corrieri espressi si rifanno alle prime due categorie, mentre i corrieri tradizionali adottano spesso le tariffe a volume. Le tariffe a quantità e a valore, invece, sono oggi estremamente rare e generalmente adottate solo in presenza di caratteristiche della merce che le rendano utilizzabili.

Queste operazioni di quotazione vengono solitamente condotte da una o più risorse umane che hanno i compiti di estrarre manualmente le informazioni dalle email di richiesta di quotazione ricevute dai clienti, emettere la quotazione con il gestionale, confermarla e infine inviarla al richiedente.

Figura 1: Differenza tra processi manuali e processi automatizzati

Ma se un’azienda di trasporti intende prendere decisioni strategiche sulle risorse da destinare all’attività di quotazione per il servizio di spedizione, dovrebbe considerare di affiancare alle risorse umane delle tecnologie digitali che consentano di automatizzare le operazioni di quotazione e velocizzare le procedure.
Esistono infatti software specifici che consentono di automatizzare il processo della creazione di quotazioni per i servizi di trasporto, che adesso andiamo ad analizzare.

Come ottimizzare i costi del trasporto con software specifici

Uno degli elementi che le aziende di logistica dovrebbero tenere in considerazione nel momento in cui intendono ottimizzare l’elaborazione delle quotazioni di trasporto è la velocità con cui riescono a completare l’operazione in seguito alla richiesta del cliente: dopotutto, si tratta di un mercato estremamente competitivo, e la semplificazione delle operazioni e la velocizzazione dei processi possono creare un reale vantaggio in questo ambiente.

I software specifici più all’avanguardia consentono di automatizzare e standardizzare l'estrazione delle informazioni necessarie per la creazione delle quotazioni con la tecnologia di Intelligenza Artificiale. Questa soluzione tecnologica consente di far fronte a quello che oggi è un volume enorme di comunicazioni tra clienti, fornitori, spedizionieri e vettori, e che è imperniato su metodi manuali basati su carta, fogli di calcolo, e-mail o telefonate.

Oltre a creare un vantaggio competitivo, la digitalizzazione e l’automatizzazione dei processi manuali e basati su carta può aiutare le aziende ad aumentare l’efficienza, ridurre i costi e la quantità di carta utilizzata. Secondo il Consiglio Nazionale delle Ricerche di Torino, ogni anno le aziende italiane consumano 1,2 milioni di tonnellate di carta. Questo numero sale drasticamente negli Stati Uniti, dove si contano più di 30 miliardi di documenti cartacei che vengono copiati e stampati ogni anno¹. 

Un'analisi McKinsey indica che la polizza di carico rappresenta tra il 10% e il 30% dei costi totali della documentazione commerciale. Digitalizzare la gestione delle polizze di carico potrebbe far risparmiare 6,5 miliardi di dollari di costi diretti e consentire un volume di nuovi scambi commerciali globali compreso tra 30 e 40 miliardi di dollari, migliorando al contempo la resilienza della supply chain².

E dunque, automatizzare la gestione del back-office documentale, tra cui le richieste di quotazione, con algoritmi AI, aiutandosi con una piattaforma collaborativa  e comunicante con l'ERP dell'azienda, può fare la differenza tra un servizio normale e un servizio eccellente.
Digitalizzare e semplificare il processo di gestione delle attività di back-office orchestrando le parti esterne (cioè clienti, dogana, agenti, spedizionieri, destinatari), e gestire automaticamente le quotazioni di spedizione (dialogando con l’ERP) in risposta a richieste specifiche di quotazione ricevute da clienti tramite mail consente alle aziende di trasporto di aumentare la quantità di preventivi consegnati, e al personale di back-office di poter dedicarsi a svolgere attività a valore aggiunto 

Anche per il mondo dei trasporti è arrivato il tempo di entrare nell’era digitale.

Note

1. Omdia, Market Landscape: Intelligent Document Processing

2. Vedi il report di McKinsey intitolato The multi-billion-dollar paper jam