En el complejo mundo de la logística, la simplificación y optimización de los procesos son cruciales para el éxito de las empresas.
Entre los numerosos documentos y procedimientos que intervienen en la gestión de la cadena de suministro, las instrucciones para el conocimiento de embarque (también conocidas como Bill of Lading Instructions) surgen como elementos centrales, desempeñando un papel crucial a la hora de facilitar una gestión eficaz de los envíos y mejorar el rendimiento del servicio al cliente.
Las Instrucciones de Conocimiento de Embarque son la información facilitada por el cargador o el destinatario al transportista marítimo o a la agencia de transporte para crear o cumplimentar correctamente el conocimiento de embarque, en el que se describen los parámetros clave del envío. Este documento define el origen y el destino de las mercancías, detalla las características de las mismas, especifica el modo de transporte e indica el cargador, el destinatario, la parte notificada, el número de reserva, el lugar de recepción, el buque oceánico, el puerto de embarque, el puerto de descarga, el destino final, el flete a pagar, el número/tipo de bulto, la descripción de las mercancías y el peso bruto y neto.
En resumen, las Instrucciones de Conocimiento de Embarque proporcionan una visión completa para garantizar que las mercancías se transportan correctamente y en el momento oportuno. Su correcta compilación es crucial para una gestión fluida de la cadena de suministro. Sin embargo, el departamento de atención al cliente suele cumplimentar el conocimiento de embarque introduciendo manualmente los datos de estas instrucciones, lo que puede suponer una pérdida de tiempo y aumentar el riesgo de errores en el proceso.
El rol crucial de las instrucciones de embarque en la gestión de la cadena de suministro marítima
Por ello, tratamos de destacar el papel crucial que desempeñan las instrucciones de embarque en la gestión de los envíos y la garantía de una cadena de suministro eficaz y fiable, centrándonos en cómo mejorar la productividad del departamento de atención al cliente.
Las instrucciones de embarque son un elemento vital para gestionar los envíos en una cadena de suministro bien organizada. La correcta cumplimentación de estos documentos garantiza que las mercancías se entregan al destinatario correcto, en el lugar adecuado y a tiempo. La trazabilidad es un aspecto clave: con la información contenida en las instrucciones de embarque, puede supervisar constantemente el progreso de los envíos e intervenir rápidamente en caso de retrasos o problemas. Esta visibilidad mejora no sólo la eficacia operativa, sino también la capacidad de responder a las necesidades de los clientes. El departamento de atención al cliente, implicado en la introducción manual de datos de estas instrucciones, puede mejorar la productividad y reducir el tiempo dedicado a este proceso, lo que le permite centrarse en actividades de gestión logística más estratégicas.
Otro aspecto crucial es el cumplimiento de la normativa. En un entorno internacional en el que los envíos pueden atravesar numerosas jurisdicciones, es esencial que todos los documentos y declaraciones cumplan la normativa local e internacional. Las Instrucciones de Conocimiento de Embarque proporcionan un marco para garantizar que se cumplen todos los requisitos legales, reduciendo así el riesgo de retrasos debidos a problemas aduaneros o administrativos y contribuyendo a garantizar que el envío se gestiona correctamente.
Además, la correcta cumplimentación de las Instrucciones de Conocimiento de Embarque reduce en gran medida la posibilidad de errores: esto se traduce en una mayor fiabilidad del envío y, en consecuencia, en una mayor satisfacción del cliente.
La digitalización de las instrucciones y la automatización de la introducción de datos son pasos adicionales para minimizar los errores y optimizar el conocimiento de embarque.
Examinaremos con más detalle cómo la digitalización de las instrucciones de embarque está revolucionando todo el proceso, lo que redunda en una mayor eficiencia y sostenibilidad, mejorando así la gestión de la cadena de suministro.
El primer paso hacia la automatización de las instrucciones de embarque
La logística es un sector fragmentado y con un uso intensivo de papel, lo que significa que, independientemente del tipo de operación, hay cientos de documentos en papel que confirman una sola actividad.
La digitalización ha provocado cambios significativos en la forma en que las empresas gestionan los documentos logísticos, como las instrucciones de embarque, aportando una serie de beneficios que repercuten positivamente en la logística.
Uno de los primeros beneficios es la reducción del consumo de papel, que no sólo mejora la sostenibilidad, sino que también optimiza la eficiencia del departamento de atención al cliente. A menudo, el servicio de atención al cliente consume demasiado papel para imprimir documentos, lo que puede suponer un derroche y ser perjudicial para el medio ambiente.
Al fin y al cabo, según el Consejo Nacional de Investigación de Turín, las empresas italianas consumen 1,2 millones de toneladas de papel al año. Esta cifra aumenta drásticamente en Estados Unidos: las organizaciones copian e imprimen cada año más de 30.000 millones de documentos en papel1.
Un análisis de McKinsey indica que el conocimiento de embarque representa entre el 10% y el 30% de los costes totales de documentación empresarial. La adopción de un conocimiento de embarque electrónico podría ahorrar 6.500 millones de dólares en costes directos y posibilitar entre 30.000 y 40.000 millones en nuevos intercambios comerciales mundiales, al tiempo que mejoraría la resistencia de la cadena de suministro2.
Las instrucciones del conocimiento de embarque, al estar digitalizadas, ya van un paso por delante de muchos otros documentos. Esto allana el camino para la automatización de procesos, lo que contribuye a mejorar la productividad.
Los operarios suelen realizar tareas repetitivas de cortar y pegar, incluso cuando tratan con instrucciones de conocimiento de embarque recibidas de los clientes a través de archivos adjuntos por correo electrónico, como facturas o listas de empaquetado en formato pdf, o directamente contenidas en el texto del correo electrónico.
Invertir en tecnologías avanzadas y en las mejores prácticas para aprovechar al máximo la automatización de los procesos de introducción de datos de los conocimientos de embarque puede ayudar a las empresas de logística a aumentar la productividad del back office, contribuyendo así a marcar la diferencia en el éxito general de la cadena de suministro.
Maximización de la eficiencia operativa: optimización mediante instrucciones de embarque
En el contexto de la logística, maximizar la eficiencia operativa es un objetivo primordial para las empresas que desean garantizar envíos puntuales, fiables y rentables. Uno de los aspectos clave para lograr este objetivo es optimizar la tramitación de las instrucciones de conocimiento de embarque.
Para muchas empresas, el departamento de atención al cliente desempeña un papel crucial en el proceso de tramitación de las instrucciones del conocimiento de embarque. Sin embargo, la introducción manual de datos de estas instrucciones puede suponer a menudo una pérdida de tiempo y aumentar el riesgo de errores. En este contexto, la automatización de la introducción de datos mediante software especializado es esencial para mejorar el rendimiento del servicio de atención al cliente y maximizar la eficacia operativa.
La automatización de la introducción de datos permite extraer con rapidez y precisión los datos de las instrucciones de conocimiento de embarque e introducirlos automáticamente en los sistemas de gestión logística. Este proceso no sólo reduce el riesgo de error humano, sino que acelera enormemente el procesamiento de las instrucciones, lo que permite al personal de atención al cliente concentrarse en tareas más estratégicas y de mayor valor añadido. Esto mejora la productividad general del departamento de atención al cliente, contribuyendo a que los envíos se gestionen con mayor eficacia.
Además de mejorar la productividad del departamento de atención al cliente, la automatización de la introducción de datos aporta ventajas considerables en términos de precisión y trazabilidad de la información. La capacidad de extraer datos de forma coherente y precisa de las instrucciones del conocimiento de embarque minimiza el riesgo de errores o malentendidos en la gestión de los envíos. Además, la introducción de datos precisos permite una mejor trazabilidad de los envíos, lo que resulta esencial para responder con rapidez a cualquier retraso o problema que pueda surgir durante el transporte.
Conclusiones
Optimizar el procesamiento de las instrucciones de embarque mediante la introducción automatizada de datos es un paso importante para maximizar la eficiencia operativa en el sector logístico.
Las instrucciones de embarque son elementos vitales de la gestión de la cadena de suministro y desempeñan un papel crucial para garantizar unos envíos puntuales y fiables. La digitalización de estos documentos ha transformado la logística, reduciendo el consumo de papel y allanando el camino a la automatización, un importante motor para el crecimiento de las empresas que operan en este sector.
Notas
1. Omdia, Market Landscape: Intelligent Document Processing